Τα ηλεκτρονικά βιβλία χωρίζονται σε 2 βιβλία: το συνοπτικό και το αναλυτικό. Ο εκδότης ενός παραστατικού ενημερώνει μόνο το αναλυτικό βιβλίο, στο οποίο καταγράφονται συνοπτικά, ανά είδος ΦΠΑ, όλες οι υποκείμενες αξίες, το ΦΠΑ , οι φόροι, τέλη κ.α. κάθε παραστατικού. Ουσιαστικά είναι τα αντίστοιχα φυσικά βιβλία που τόσο καιρό υπέβαλαν οι λογιστές ανά διαστήματα, ώστε να προκύπτει το φορολογικό αποτέλεσμα κάθε επιχείρησης, σύμφωνα με τα ελληνικά λογιστικά πρότυπα.
Τα ηλεκτρονικά βιβλία για το 2021 θα αντιπαραβάλλονται με τα φυσικά βιβλία μέχρι το σύστημα myDATA να αρχίσει να δουλεύει κανονικά από 2022.

Όλες οι επιχειρήσεις (ατομικές, ΟΕ, ΕΕ, ΙΚΕ, ΕΠΕ, ΑΕ, κα) είναι υποχρεωμένες να υποβάλλουν τα παραστατικά ΕΣΟΔΩΝ (μόνο) και διάφορες λοιπές εγγραφές τακτοποίησης στην πλατφόρμα myDATA. Εξαιρούνται όσες επιχειρήσεις το προηγούμενο οικονομικό έτος είχαν λιγότερα από 50 παραστατικά ή τζίρο κάτω από 50.000 (για διπλογραφικά). Η υποχρέωση υποβολής στο myDATA ξεκινάει από 01/01/2021, εάν και μετά από παράταση θα μπορούν τα παραστατικά να αποστέλλονται σε πραγματικό χρόνο από την 01/10/2021. Η παράταση έχει να κάνει μόνο με την υποχρέωση υποβολής σε πραγματικό χρόνο. Οι υπόχρεοι έχουν περιθώριο έως την 31/03/2022 για να υποβάλλουν ηλεκτρονικά τα παραστατικά του 1ου ενιαμήνου του έτους 2021. Αυτοί που εξαιρούνται εξακολουθούν να έχουν υποχρέωση να υποβάλλουν τα παραστατικά τους στο myDATA, αλλά όχι σε πραγματικό χρόνο. Δηλαδή μπορούν να συνεχίσουν να τα εκδίδουν όπως και το 2020 , όμως, μέχρι το τέλος του κάθε μήνα, οφείλουν να τα υποβάλλουν μαζικά στο myDATA.

Υπάρχουν 3 λύσεις για την υποβολή των παραστατικών στο myDATA:
1. Μέσω της ειδικής φόρμας στην πλατφόρμα aade.gr/myDATA (κυρίως για αυτούς που εξαιρούνται)
2. Μέσω λογισμικού ERP (όπως είναι το workadu.com/myDATA). Τα λογισμικά ERP δεν απαιτείται να έχουν πιστοποίηση, παρά μόνο συμβατότητα με το myDATA. To WORKADU είναι από τα πρώτα λογισμικά τα οποία έγιναν συμβατά 100%.
3. Μέσω παρόχου υπηρεσιών ηλεκτρονικής τιμολόγησης, πιστοποιημένου από την ΑΑΔΕ.

Αυτή την περίοδο η σύγχυση μεταξύ αυτών των 3 όρων είναι μεγάλη. Η πλειονότητα των επαγγελματιών, λόγω των πολλών νέων πληροφοριών, δεν έχουν κάνει ακόμη επαρκή διαχωρισμό. Υπάρχει όμως ουσιαστική διαφορά:
• Ηλεκτρονική τιμολόγηση: είναι η διαδικασία τυποποίησης ενός παραστατικού με βάση ενός προτύπου (Ευρωπαϊκό προτύπου ΕΝ 16931:2017) ώστε να είναι δυνατή η μοναδικότητά του και η δυνατότητα αποστολής τους στον λήπτη με ηλεκτρονικά μέσα.
• Έκδοση τιμολογίων ηλεκτρονικά: είναι η διαδικασία έκδοσης ενός παραστατικού από ένα ηλεκτρονικό μέσο (π.χ. προγράμματα ERP όπως το workadu) με δυνατότητα εκτύπωσης και αποστολής της ψηφιακής εικόνας του παραστατικού (pdf) στον λήπτη. Αυτό δεν σημαίνει ότι το τιμολόγιο είναι ηλεκτρονικό αλλά ότι διαβιβάζεται και με ηλεκτρονικά μέσα.
• Ηλεκτρονικά βιβλία ΑΑΔΕ (myDATA): τα ηλεκτρονικά βιβλία myDATA είναι το σύνολο των παραστατικών μιας επιχείρησης τα οποία προσδιορίζουν το φορολογικό αποτέλεσμα μια επιχείρησης. Τα ηλεκτρονικά βιβλία είναι αυτά που είμαστε υπόχρεοι να υποβάλλουμε στην ΑΑΔΕ.

Η απάντηση εδώ είναι διαφορετική ανάλογα με την δραστηριότητα της επιχείρησης. Σε γενικές γραμμές :
• ERP (όπως το WORKADU) χρειάζεστε: σχεδόν σε όλες τις περιπτώσεις επιχειρηματικής δραστηριότητας , για έκδοση και τροποποίηση παραστατικών, όπως : Τιμολόγια Πώλησης, Τιμολόγια Παροχής Υπηρεσιών, Αποδείξεις Παροχής Υπηρεσιών, αλλά  και για αποδείξεις λιανικής με χρήση φορολογικού μηχανισμού. (το WORKADU δουλεύει με όλους του φορολογικούς εκτυπωτές της αγοράς τύπου Α). Επισημαίνεται ότι οι φορολογικοί μηχανισμοί απαιτούνται μόνο για την έκδοση παραστατικών που δεν απαλλάσσονται από θεώρηση (π.χ. αποδείξεις λιανικής πώλησης αγαθών).
• Ηλεκτρονικό πάροχο χρειάζεστε: - όταν δεν έχετε συμβατό ERP (πχ ένα παλιό λογισμικό ή Excel) τότε πρέπει να να εκδίδετε παραστατικά από το μη συμβατό ERP, να τα στέλνετε στον πάροχο , ο οποίος αναλαμβάνει να τα σημαίνει μοναδικά, να τα αποθηκεύει και να τα διανέμει με ασφαλή ηλεκτρονικό τρόπο. Ένας δεύτερος λόγος είναι όταν θέλετε να εκδίδετε αποδείξεις λιανικής πώλησης με θεώρηση αντί φορολογικού μηχανισμού ή ταμειακής. Δεν επιτρέπεται η τροποποίηση παραστατικών μετά την αποστολή τους παρά μόνο η ακύρωσή τους όπως γίνεται και με τις αποδείξεις λιανικής.

Σίγουρα απαιτείται :
α) η χρήση ενός λογισμικού ERP (οποιουδήποτε) που να είναι είτε συμβατό 100% με το myDATA (όπως το WORKADU), 
β) είτε η χρήση ενός ΕRP που δεν είναι συμβατό με το myDATA αλλά παράλληλα έχετε συμβληθεί με κάποιον πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

 Για την (α) περίπτωση πρέπει να έχετε εκδώσει κωδικούς myDATA για ERP.  Για την (β) περίπτωση πρέπει να έχετε επιλέξει πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης και να τον έχετε δηλώσει στην ΑΑΔΕ.

Τα εμπορικά λογισμικά όπως το Workadu, ΔΕ χρειάζεται πλέον να έχουν εξειδικευμένες συνδέσεις με το λογιστικό σας πρόγραμμα μιας και αυτό το ρόλο τον κάνει ήδη το MyDATA. Είναι μια μεγάλη γέφυρα για όλους.