Τα ηλεκτρονικά βιβλία χωρίζονται σε 2 κατηγορίες : το συνοπτικό και το αναλυτικό. Ο εκδότης ενός παραστατικού ενημερώνει μόνο το αναλυτικό βιβλίο, στο οποίο καταγράφονται συνοπτικά, ανά είδος ΦΠΑ, όλες οι υποκείμενες αξίες, το ΦΠΑ  οι φόροι, τέλη κ.α. κάθε παραστατικού. Ουσιαστικά είναι τα αντίστοιχα φυσικά βιβλία που τόσο καιρό υπέβαλαν τα λογιστήρια ανά διαστήματα, ώστε να προκύπτει το φορολογικό αποτέλεσμα κάθε επιχείρησης, σύμφωνα με τα ελληνικά λογιστικά πρότυπα.
Τα ηλεκτρονικά βιβλία για το 2021 θα αντιπαραβάλλονται με τα φυσικά βιβλία μέχρι το σύστημα myDATA να αρχίσει να δουλεύει κανονικά από το 2022.

Όλες οι επιχειρήσεις (ατομικές, ΟΕ, ΕΕ, ΙΚΕ, ΕΠΕ, ΑΕ, κα) είναι υποχρεωμένες να υποβάλλουν τα παραστατικά ΕΣΟΔΩΝ (μόνο) και διάφορες λοιπές εγγραφές τακτοποίησης στην πλατφόρμα myDATA. Εξαιρούνται όσες επιχειρήσεις το προηγούμενο οικονομικό έτος είχαν λιγότερα από 50 παραστατικά ή τζίρο κάτω από 50.000 (για διπλογραφικά). Η υποχρέωση υποβολής στο myDATA ξεκινάει από 01/01/2021, εάν και μετά από παράταση θα μπορούν τα παραστατικά να αποστέλλονται σε πραγματικό χρόνο από την 01/10/2021. Η παράταση έχει να κάνει μόνο με την υποχρέωση υποβολής σε πραγματικό χρόνο. Οι υπόχρεοι έχουν περιθώριο έως την 31/03/2022 για να υποβάλλουν ηλεκτρονικά τα παραστατικά του 1ου ενιαμήνου του έτους 2021. Αυτοί που εξαιρούνται εξακολουθούν να έχουν υποχρέωση να υποβάλλουν τα παραστατικά τους στο myDATA, αλλά όχι σε πραγματικό χρόνο. Δηλαδή μπορούν να συνεχίσουν να τα εκδίδουν όπως και το 2020 , όμως,  μέχρι το τέλος του κάθε μήνα, οφείλουν να τα υποβάλλουν μαζικά στο myDATA.

Υπάρχουν 3 λύσεις για την υποβολή των παραστατικών στο myDATA:
1. Μέσω της ειδικής φόρμας στην πλατφόρμα aade.gr/myDATA (κυρίως για αυτούς που εξαιρούνται)
2. Μέσω λογισμικού ERP (όπως είναι το workadu.com/myDATA). Τα λογισμικά ERP δεν απαιτείται να έχουν πιστοποίηση, παρά μόνο συμβατότητα με το myDATA. To WORKADU είναι από τα πρώτα λογισμικά τα οποία έγιναν συμβατά 100%.
3. Μέσω παρόχου υπηρεσιών ηλεκτρονικής τιμολόγησης, πιστοποιημένου από την ΑΑΔΕ (κυρίως για αποδείξεις λιανικής πώλησης αγαθών).

Η διαδικασία πλέον για τα λογιστήρια αλλάζει. Θα πρέπει να προσαρμοστούν στα νέα δεδομένα και να τροποποιήσουν τον τρόπο που εργάζονται, αυξάνοντας την παραγωγικότητα τους, μιας και το myDATA ουσιαστικά είναι μια μεγάλη γέφυρα μεταφοράς πληροφορίας για το λογιστήριο. Το λογιστικό λογισμικό σας πρέπει να αναβαθμιστεί ώστε να "τραβάει" έσοδα-έξοδα από το myDATA, να τα μετατρέπει σε εγγραφές λογιστικής, να τα χαρακτηρίζει και να τα υποβάλει εκ νέου.

Παράδειγμα λειτουργίας λογιστηρίου θα μπορούσε να είναι το παρακάτω:
• Ο πελάτης σας (και εκδότης παραστατικών) εκδίδει τα παραστατικά του από ένα πρόγραμμα όπως το WORKADU - δεν απαιτείται να είναι ίδιας εταιρείας με το λογιστικό πρόγραμμα. Τα έσοδα φεύγουν ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΜΕΝΑ από το WORKADU, ως προς το πεδίο του Ε3 το οποίο αφορούν .
• Το λογιστήριο κατεβάζει από το myDATA τα έσοδα, τα έξοδα (που έχουν υποβάλλει άλλοι) και ακολουθεί τα εξής βήματα:
1. Επιβεβαιώνει τους σωστούς χαρακτηρισμούς των εσόδων μετά από έλεγχο (δεν απαιτείται να υπάρχουν οι εκτυπώσεις στο αρχείο του λογιστηρίου, παρά μόνο για τα παραστατικά που υπάρχει αμφιβολία για τον τρόπο χαρακτηρισμού και δεν είναι τα συνήθη). Έχει τη δυνατότητα να τα εισάγει κατόπιν μέσω του λογιστικού του προγράμματος και να τα ΑΝΤΙΣΤΟΙΧΙΣΕΙ σε εγγραφές λογιστικής (απλογραφικών ή διπλογραφικών βιβλίων) σύμφωνα με το λογιστικό σχέδιο της κάθε επιχείρησης. ΤΑ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΑ λογιστικά προγράμματα το έχουν ήδη υλοποιήσει, εάν και κάποια ακόμα δεν το έχουν ολοκληρώσει. Κανονικά το ERP σας δεν πρέπει να σας υποχρεώνει να εισάγετε εις διπλούν τις εγγραφές αφού υπάρχουν ήδη στο myDATA (και τα έσοδα και τα έξοδα).
2. Κατεβάζει τα ΕΞΟΔΑ της επιχείρησης και τα εισάγει με τον ίδιο τρόπο στο λογιστικό σχέδιο.
3. Χαρακτηρίζει τα έξοδα μέσα από το λογιστικό πρόγραμμα και τα αποστέλλει ξανά στο myDATA
4. Καταχωρεί στο λογιστικό πρόγραμμα τις λοιπές εγγραφές τακτοποίησης (αποσβέσεις παγίων, μισθοδοσίες κλπ) που διαμορφώνουν το λογιστικό αποτέλεσμα, τις ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΖΕΙ και τις στέλνει στο myDATA.

Οι πελάτες που εξαιρούνται, εξαιρούνται από την υποχρέωση της υποβολής παραστατικών σε πραγματικό χρόνο. Αυτό σημαίνει ότι μπορούν να σας φέρνουν τα ΜΠΛΟΚ τους με τα παραστατικά μέχρι το ΤΕΛΟΣ κάθε μήνα (και όχι τριμήνου για τα απλογραφικά). Το λογιστήριο θα πρέπει να τα περάσει ως εγγραφές στο λογιστικό πρόγραμμα και να τα αποστείλει στο myDATA. Εναλλακτικά, πιο σωστή πολιτική είναι να εγγραφούν σε πρόγραμμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης όπως το WORKADU με μόνο 6Ε/μήνα ώστε να κερδίσετε χρόνο καταχώρησης και ανταλλαγής εγγράφων με τους πελάτες σας.

Σε αυτή την περίπτωση ως λογιστήριο έχετε δύο επιλογές:
1. Να εκδίδει ο ίδιος ο πελάτης σας τα παραστατικά του ηλεκτρονικά αφού εγγραφεί σε μία πλατφόρμα όπως το WORKADU (δείτε πόσο εύκολη και γρήγορη είναι η έκδοση παραστατικών με το WORKADU εδώ).
2. Να εκδίδετε εσείς τα ηλεκτρονικά παραστατικά του πελάτη σας μέσω του WORKADU. Πώς γίνεται αυτό; Η διαδικασία είναι απλή: ο πελάτης εγγράφεται στο WORKADU και κατόπιν σας δίνει πρόσβαση ώστε εσείς μέσα από ένα κοινό διαχειριστικό πάνελ να μπορείτε να εκδίδετε τα παραστατικά αντί αυτού (με το λογότυπο και την επωνυμία τους).

Όλα τα σύγχρονα λογιστικά προγράμματα μπορούν να συνδεθούν με το myDATA και να τραβήξουν τα έσοδα και τα έξοδα που έχει εκδώσει ο πελάτης ή η επιχείρησή σας. Απαιτούνται μόνο οι κωδικοί του myDATA οι οποίοι εκδίδονται ανά πελάτη. Μπορείτε να δείτε σχετικό βίντεο με οδηγίες εδώ.

Τα εμπορικά λογισμικά-ERPs όπως το WORKADU δε χρειάζεται πλέον να έχουν εξειδικευμένες συνδέσεις με το λογιστικό σας πρόγραμμα, μιας και αυτό το ρόλο τον κάνει ήδη το MyDATA. Το myDATA αποτελεί πλέον μια μεγάλη γέφυρα για όλους.

Σίγουρα απαιτείται :
α) η χρήση ενός λογισμικού ERP (οποιουδήποτε) που να είναι είτε συμβατό 100% με το myDATA(όπως το WORKADU),
β) είτε η χρήση ενός ΕRP που δεν είναι συμβατό με το myDATA αλλά παράλληλα έχετε συμβληθεί με κάποιον πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Για την (α) περίπτωση πρέπει να έχετε εκδώσει κωδικούς myDATA για ERP. Για την (β) περίπτωση πρέπει να έχετε επιλέξει πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης και να τον έχετε δηλώσει στην ΑΑΔΕ.

Αυτή την περίοδο η σύγχυση μεταξύ αυτών των 3 όρων είναι μεγάλη. Η πλειονότητα των επιχειρηματιών λόγω των πολλών νέων πληροφοριών δεν έχουν διαχωρίσει ακόμη τις έννοιες. Υπάρχει όμως ουσιαστική διαφορά:
• Ηλεκτρονική τιμολόγηση: είναι η διαδικασία τυποποίησης ενός παραστατικού, βάσει ενός προτύπου (Ευρωπαϊκό πρότυπο ΕΝ 16931:2017) ώστε να είναι δυνατή η μοναδικότητά του και η δυνατότητα αποστολής του στον λήπτη με ηλεκτρονικά μέσα.
• Έκδοση τιμολογίων ηλεκτρονικά: είναι η διαδικασία έκδοσης ενός παραστατικού από ένα ηλεκτρονικό μέσο (π.χ. προγράμματα ERP όπως το workadu) με δυνατότητα εκτύπωσης και αποστολής της ψηφιακής εικόνας του παραστατικού (pdf) στον παραλήπτη. Αυτό δε σημαίνει ότι το τιμολόγιο είναι ηλεκτρονικό, αλλά ότι διαβιβάζεται και με ηλεκτρονικά μέσα.
• Ηλεκτρονικά βιβλία ΑΑΔΕ (myDATA): τα ηλεκτρονικά βιβλία myDATA είναι το σύνολο των παραστατικών μιας επιχείρησης τα οποία προσδιορίζουν το φορολογικό αποτέλεσμα μια επιχείρησης. Τα ηλεκτρονικά βιβλία είναι αυτά που είμαστε υπόχρεοι να υποβάλλουμε στην ΑΑΔΕ.

Η απάντηση εδώ είναι διαφορετική ανάλογα την δραστηριότητα της επιχείρησης. Σε γενικές γραμμές :
• ERP (όπως το WORKADU) χρειάζεται: σχεδόν σε όλες τις περιπτώσεις επιχειρηματικής δραστηριότητας - για έκδοση και τροποποίηση παραστατικών,  όπως Τιμολόγια Πώλησης , Τιμολόγια Παροχής Υπηρεσιών, Αποδείξεις Παροχής Υπηρεσιών κλπ αλλά  και για αποδείξεις λιανικής με χρήση φορολογικού μηχανισμού (το WORKADU δουλεύει με όλους του φορολογικούς εκτυπωτές της αγοράς τύπου Α). Επισημαίνεται ότι οι φορολογικοί μηχανισμοί απαιτούνται μόνο για την έκδοση παραστατικών που δεν απαλλάσσονται από θεώρηση (π.χ. αποδείξεις λιανικής πώλησης αγαθών).
• Ηλεκτρονικό πάροχο χρειάζεται:  όταν δεν έχει συμβατό ERP (π.χ. ένα παλιό λογισμικό ή Excel) τότε πρέπει να να εκδίδει παραστατικά από το μη συμβατό ERP να τα στέλνει στον πάροχο ο οποίος αναλαμβάνει να τα σημαίνει μοναδικά, να τα αποθηκεύει και να τα διανέμει με ασφαλή ηλεκτρονικό τρόπο. Ένας δεύτερος λόγος είναι όταν θέλει να εκδίδει αποδείξεις λιανικής πώλησης με θεώρηση αντί φορολογικού μηχανισμού ή ταμειακής. Δεν επιτρέπεται η τροποποίηση παραστατικών μετά την αποστολή τους παρά μόνο η ακύρωσή τους όπως γίνεται και με τις αποδείξεις λιανικής.

Το WORKADU προσφέρει ΔΩΡΕΑΝ εκπαιδευτικά σεμινάρια και εξειδικευμένη ενημέρωση σε λογιστικά γραφεία και επιχειρήσεις χωρίς καμία υποχρέωση από πλευράς τους.